Ưu và nhược điểm của số hóa cho doanh nghiệp Số

Ưu và nhược điểm của số hóa cho doanh nghiệp Số_hóa

Một đánh giá về số hóa được đưa ra với những lợi thế và bất lợi trong việc thực hiện nó như là một cách để bảo quản vật liệu kỹ thuật số. Có rất nhiều bộ sưu tập từ các tài liệu có giá trị chứa lịch sử địa phương quan trọng về cá nhân, tổ chức hoặc quốc gia cụ thể có thể bị mất trong tương lai. Trong việc bảo tồn các tài liệu có giá trị, số hóa là chủ đề chính trong bài viết này. Ngoài ra, một cái nhìn tổng quan được đưa ra để xác định các thuật ngữ về số hóa và cả các tổ chức thông tin trong tổng quan tài liệu.

Ưu điểm

Bằng cách số hóa các quy trình nghiên cứu thông tin, chi phí có thể được cắt giảm. Ngoài ra, việc thay thế các quy trình từ giấy và thủ công bằng phần mềm sẽ cho phép tổ chức tự động thu thập dữ liệu, có thể khai thác để hiểu rõ hơn về hiệu suất của quy trình, điều khiển chi phí và nguyên nhân gây rủi ro. Báo cáo và bảng điều khiển hiện tại về quản lý hiệu suất của quy trình kỹ thuật số để giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên quá lớn. Thay vào đó, tổ chức tái tạo lại các quy trình, thử nghiệm mọi thứ liên quan đến quy trình hiện tại và xây dựng lại nó bằng công nghệ kỹ thuật số tiên tiến.

Với sự gia tăng mạnh mẽ của các loại dữ liệu và định dạng tương ứng, nhu cầu tích hợp và chia sẻ dữ liệu trên các hệ thống đã trở nên quan trọng. Đối với tổ chức đang áp dụng quy trình số hóa, điều này liên quan đến việc cân bằng tinh tế các quy trình di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống.

Những lợi ích của quá trình số hóa đem lại:

Hợp lý hóa các quy trình - Kết quả là cung cấp thông tin / dữ liệu cho đúng người vào đúng thời điểm, hợp lý hóa các quy trình dựa trên giấy, tối ưu hóa thời gian xử lý và cải thiện năng suất và hiệu quả.
Quản lý tài liệu - Quản lý tài liệu trở nên được tổ chức tốt hơn bằng cách lưu trữ và kiểm soát tài liệu theo cách có cấu trúc và an toàn, bảo vệ các hồ sơ trước đó được giữ ở dạng giấy và giảm nguy cơ bị mất / thất lạc tài liệu.
Thu thập dữ liệu - Bằng cách thu thập dữ liệu, tổ chức nắm bắt thông tin từ tài liệu giấy, nguồn đa phương tiện và kỹ thuật số, đọc thông tin từ các đầu vào có thể quét được như mã vạch, mã QR, chip RFID, v.v. và chuyển đổi và cung cấp thông tin đã nắm bắt vào các hệ thống khác nhau như quản lý dữ liệu, CRM, ERP và MIS, v.v.
Tính khả dụng liên tục - Thông qua quá trình số hóa, tổ chức có thể đảm bảo tính khả dụng của thông tin liên tục do người dùng cuối được kết nối liên tục và được cung cấp các giải pháp khắc phục thảm họa và tính sẵn sàng cao được bật LAN hoặc mạng LAN (rộng mạng khu vực) được kích hoạt.
Tối thiểu hóa việc lưu trữ giấy - Vì các tài liệu trên giấy và các bản sao của chúng để phân phối bị loại bỏ bởi quá trình số hóa, các chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và lưu trữ các tài liệu trên giấy bị loại bỏ. Việc chuyển đổi tài liệu ở dạng kỹ thuật số không chỉ giảm thiểu không gian lưu trữ mà còn cải thiện đáng kể quyền truy cập của tài liệu.
Loại bỏ tìm kiếm thủ công - Tìm kiếm tài liệu rất tốn thời gian, đặc biệt là khi các tệp không được giữ một cách có hệ thống hoặc chúng bị thất lạc. Quản lý tài liệu điện tử có thể cung cấp phản hồi ngay lập tức cho truy vấn, bỏ qua quá trình tìm kiếm trên giấy dài. Loại bỏ tìm kiếm thủ công giúp nâng cao hiệu quả của nhân viên và kết quả là thời gian phản hồi nhanh hơn.
Cải thiện tính sẵn có của thông tin - Quá trình số hóa dẫn đến truy cập đa điểm của thông tin. Nhân viên làm việc trong các phòng ban, khu vực hoặc địa điểm khác nhau đều có thể có quyền truy cập vào cùng một thông tin thông qua máy tính của họ. Hình ảnh được phân cấp, và do đó dễ dàng và dễ dàng truy cập hơn. Quá trình số hóa hơn nữa cung cấp khả năng mở và xem một số tệp cùng một lúc. Ngoài ra một số nhân viên có thể đồng thời làm việc trên cùng một tài liệu. Việc truy cập vào tài liệu cũng nhanh hơn do đó giảm thời gian tìm kiếm.
Tăng cường bảo mật thông tin - Bảo mật thông tin được tăng lên do quyền truy cập thông tin cho nhân viên có thể được kiểm soát ngay trên một trang riêng, cho phép nhân viên chỉ truy cập vào thông tin có liên quan trực tiếp đến họ. Ngoài ra, quản lý tài liệu điện tử có thể cung cấp một hình thức bảo mật khác thông qua phục hồi thảm họa. Khi dữ liệu được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số, bản sao lưu được lưu trữ trong hầm khắc phục thảm họa. Bản sao lưu được sử dụng để khôi phục thông tin bị mất trong trường hợp thảm họa đáng tiếc.
Giảm chi phí lưu trữ - Chi phí điền và bảo trì tủ hồ sơ là đáng kinh ngạc. Có các chi phí liên quan đến thiết bị, không gian và mức lương cần thiết để duy trì tủ hồ sơ. Một tủ hồ sơ bốn ngăn kéo chỉ có thể chứa khoảng 20.000 mảnh giấy. Với quy trình số hóa, yêu cầu lưu trữ vật lý giảm đi rất nhiều do chỉ những tài liệu giấy đó cần được giữ lại trong thời gian dài cần thiết cho các yêu cầu pháp lý. Tất cả các tài liệu khác có thể được lưu trữ trong một đĩa cứng bên ngoài hoặc một đĩa compact.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng - Quá trình số hóa cung cấp cho nhân viên khả năng định vị và truy xuất tài liệu ngay lập tức. Điều này lần lượt tạo điều kiện trả lời ngay lập tức các câu hỏi và thắc mắc của khách hàng với thời gian ngừng hoạt động hạn chế và do đó hỗ trợ trong việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Tăng năng suất - Trung bình mất 12 phút để tìm tài liệu giấy mà họ đang tìm kiếm. Với một kế hoạch số hóa và hình ảnh tài liệu được thực hiện tốt, điều này có thể giảm xuống một vài giây hoặc ít hơn
Tăng tính cạnh tranh - Từ các công ty đa quốc gia đến tổ chức nhỏ, số hóa đã là câu thần chú của quản lý tài liệu thời đại mới. Những nỗ lực số hóa tài liệu đã hoàn trả cho các doanh nghiệp trong việc giảm chi phí, quy trình làm việc hiệu quả và làm hài lòng khách hàng.
Thân thiện với môi trường - Hình ảnh tài liệu và quy trình số hóa tài liệu tổng thể là một sáng kiến thân thiện với môi trường. Nó loại bỏ nhu cầu tạo nhiều bản sao lưu và in ấn không cần thiết, làm tăng chỉ số thân thiện với môi trường của doanh nghiệp.
Chuyển đổi kỹ thuật số - Số hóa là bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch chuyển đổi kỹ thuật số. Áp dụng sớm là chìa khóa cho các tổ chức để đảm bảo thành công kỹ thuật số và tập trung vào tiết kiệm chi phí và tiêu chuẩn hóa.[20][21][22]

Nhược điểm

Rủi ro về an toàn dữ liệu:

Mặc dù công nghệ phát triển nhưng cũng không tránh khỏi thất bại, mọi thứ không hoàn toàn tin cậy 100%, mọi thông tin đều có thể bị biến mất. Các hacker có thể sử dụng thông tin của mình nhằm mục đích không chính đáng, truyền bá những thông tin sai lệch đến cộng đồng.

Những lợi ích của số hóa có một mặt trái. Việc số hóa các dữ liệu của doanh nghiệp lên hệ thống kỹ thuật số có thể đem lại sự tiện lợi, năng suất cho doanh nghiệp, tuy nhiên vẫn có những rủi ro về bảo quản, an ninh dữ liệu. Do đó, chúng ta có nguy cơ mất quyền kiểm soát, bảo quản thông tin trên hệ thống, dẫn tới mất dữ liệu.